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Lotus Notes

Freitag, 21. Dezember 2007

Überall dort, wo viele Menschen unter einem Dach an einem Rechnersystem arbeiten und überall dort, wo Arbeitsplätze oder Unternehmensteile dezentral geführt werden, sind Datenbanksysteme notwendig. Sie dienen dazu, Dateien zu ordnen, zu systematisieren und den Workflow zu dokumentieren. Lotus Notes ist ein solches dokumentenorientiertes, verteiltes Datenbanksystem. Es kommt seit 1984 verstärkt in Unternehmen zum Einsatz. Weltweit wird es an mehr als 130 Millionen Arbeitsplätzen genutzt.

Was verbirgt sich nun hinter diesem von IBM vertriebenen Programm? Welche Vorteile bieten Lotus-Notes-Anwendungen für Unternehmen. Notes-Datenbanken sorgen für Ordnung und Sicherheit auf dem Rechner. Mit dieser laienhaften Umschreibung wird im Kern der größte Nutzen von Lotus Notes für Unternehmen herausgestellt. Die einzelnen Mitarbeiter arbeiten bei Notes mit einem Client gemeinsam an Datenbanken die auf zentralen Servern abgelegt sind. Die Betonung liegt hier auf dem Wort gemeinsam. Jeder Mitarbeiter kann sehen, welche Veränderungen ein anderer Mitarbeiter an einer Datei oder einem Ordner durchgeführt hat. So werden virtuelle Schnittstellen geschaffen, die insbesondere in der Projektarbeit von Bedeutung sind.

Besonderes Augenmerk hat Lotus Notes dabei auf den Faktor Sicherheit gelegt. Die Zugriffe auf einzelne Datenbanken und Dateien können für jeden Mitarbeiter und jede Anwendung getrennt geregelt und reglementiert werden. Durch die Serverbasierung sind die Notes-Datenbanken besonders auch für dezentral platzierte Vertriebsorganisationen interessant. Jeder Nutzer einer Datenbank repliziert diese mit dem zentralen Server ganz praktisch über einen Internetzugang oder über das Intranet. Durch das Replizieren sorgt Lotus Notes in den Unternehmen dafür, dass alle stets den gleichen Bearbeitungsstand an den Datenbanken vorfinden. Der Repliziervorgang stimmt die Datenbanken ab, in dem er eigene Änderungen an den Server weitergibt und die Änderungen anderer Datenbanknutzer abruft.

Lotus Notes kann jedoch noch vielmehr. In Unternehmen wird es auch als zentrale Kommunikationssoftware eingesetzt. Der E-Mail-Verkehr wird über spezielle Maildatenbanken abgewickelt, ebenso wie das Terminmanagement über spezielle Kalenderfunktionen. Dabei sind die Notes-Templates in ihrer Funktion nicht statisch. Über ein Designer-Programm können die Lotus-Notes Anwendungen auf die speziellen Bedürfnisse der Unternehmen und Mitarbeiter angepasst werden.

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Die Bedeutung von e-mail für CRM

Dienstag, 18. Dezember 2007

Business MailDie eMail hat in der heutigen Zeit stark an Bedeutung für die Kommunikation gewonnen, ob geschäftlich oder privat. Die eMail ist schneller und billiger als die Post und sie bietet die Möglichkeit zur interaktiven Gestaltung. Hyperlinks in eMails werden überdurchschnittlich oft angeklickt, auch der Einfachheit wegen, denn das Klicken auf einen Hyperlink ist verglichen mit dem Eintippen einer, in einem Brief aufgeschriebenen, eMail-Adresse sehr viel einfacher. So leuchtet es ein, dass die eMail auch im Rahmen des Customer Relationship Managements stark an Bedeutung gewonnen hat.

Es gibt sogar Prognosen, die voraussagen, dass zukünftig ca. 80% der Kommunikation mit Kunden und potentiellen Kunden über eMail stattfinden wird. Deswegen ist es besonders wichtig, schnell und kompetent auf diese eMails zu reagieren, wie auch Ralf Geishauser, Geschäftsführer der GEDYS IntraWare GmbH feststellte.

Da das Unternehmen diese Entwicklung frühzeitig erkannte, konnte es eine Softwarelösung auf den Markt bringen, die die optimale Verbindung von eMail und CRM darstellt. “Business Mail” greift schon beim Öffnen einer eMail auf die Kundenhistorie zurück und zeigt diese dem Nutzer an. Jeder eMail-Kontakt wird dann sofort in diese Kundenhistorie integriert, so dass es jedem Mitarbeiter des Unternehmens möglich sein kann, einen umfassenden Blick auf den Kunden zu haben und alle seine Kontakte mit dem Unternehmen und seine Erwartungen und Wünsche an das Unternehmen zu kennen. Durch diese Software wird dem Unternehmen eine extreme Zeit- und damit Kostenersparnis ermöglicht, denn die Mitarbeiter können extrem schnell auf die Kundenmails reagieren, wobei eine kompetente Reaktion durch das Kennen der Kundenhistorie gewährleistet werden kann. “Business Mail” vereint also die CRM Software mit der eMail Software und spart dadurch Kosten und Zeit. Das Unternehmen hat außerdem den Vorteil, dass die Software Business Mail auf Lotus Notes basiert und so ein kompletter Wechsel der Kommunikationsplattform nicht nötig ist. Auch hier werden wieder Kosten gespart, zum Beispiel durch ausbleibende Schulungskosten für Mitarbeiter und durch die Zeitersparnis, die dadurch erfolgt.

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E-Mail und CRM verschmelzen

Freitag, 07. Dezember 2007

Die E-Mail hat seit Beginn des digitalen Zeitalters enorm an Bedeutung gewonnen. Aus der heutigen Zeit ist die elektronische Übermittlung von Informationen aller Art nicht mehr wegzudenken. Das gilt für die Kommunikation im privaten Bereich und für die Kommunikation im Unternehmensbereich gleichermaßen.
Der erste Kundenkontakt, die Anbahnung eines Vertrages und die Möglichkeit, den Geschäftspartner auf dem Weg der E-Mail ständig erreichen zu können – viele Prozesse in den Unternehmen werden in dem sogenannten eBusiness über E-Mail abgewickelt.
E-Mail Kontakte sind auch außerhalb der Geschäftszeiten möglich. Deshalb hat die E-Mail auch im Rahmen des Kunden Beziehungs Management immer mehr an Bedeutung gewonnen.

Es wird von Experten prognostiziert, dass die E-Mail als CRM-Kanal in Zukunft bis zu 80 Prozent der Kommunikation mit den Kunden ausmachen kann. In vielen Unternehmen ist es schon heute unvorstellbar, dass es keine E-Mail gibt, nicht in allen werden diese entsprechend zügig bearbeitet. Viele potenzielle Neukunden informieren sich auf diesem Weg im Vorfeld über die Dienstleistungen und die Produkte der Unternehmen und die Bestandskunden stellen E-Mail Anfragen an den Support.
Dabei ist es wichtig, dass in den Unternehmen auf diese E-Mails schnell und vor allem kompetent reagiert wird. Die Kunden schätzen es, wenn sie auf ihre E-Mail Anfragen eine sofortige Reaktion der Unternehmen bekommen.

Dafür wurde mit der Business Mail eine Lösung präsentiert, die sich den neuen Anforderungen und im eBusiness widmet. CRM und E-Mail-Kommunikation verschmelzen miteinander. Bereits beim Öffnen einer E-Mail von einem Bestandskunden werden seine Daten, die dazugehörigen Vorgänge und die Kontakthistorie angezeigt. Der Support Mitarbeiter muss nicht mehr in andere Datenbanken des Unternehmens wechseln.

Ist der Kunde im Unternehmen bisher unbekannt unterstützt Business Mail mittels eines Assistenten die Neuanlage der Kundendaten. Parallel dazu werden die empfangenen und die gesendeten E-Mails in der entsprechenden Kundenakte angelegt. Das Unternehmen verfügt dadurch über eine Kontakthistorie, die von den Mitarbeitern eingesehen werden kann. Damit leistet Business Mail für Lotus Notes einen wichtigen Beitrag zur Realisierung des rundum Blicks auf den Kunden. Alle wichtigen Informationen sind sofort verfügbar und ermöglichen den Mitarbeiter schelle Reaktionszeiten und kompetente Antworten auf Fragen der Kunden.

Die Einbindung der E-Mails in die CRM ist eine Innovation, die den Unternehmen noch bessere Möglichkeiten im Rahmen des Customer Relationship Management erschließt.

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Kollaboratives CRM

Donnerstag, 06. Dezember 2007

Das Customer Relationship Management, kurz CRM, oder auf Deutsch Kundenbeziehungsmanagement, ist der Hauptgrundstein für die Verwaltung und Handhabung der Kundenbeziehungen.
Da Kundenbeziehungen sich über einen längeren Zeitraum hinziehen, ist es wichtig und klug ein CRM-Einsatz durchzuführen. Ein CRM speichert alle Daten des jeweiligen Kunden und verschafft den Nutzern so einen sehr guten und hilfreichen Überblick über den Kunden. Dies bringt nicht nur den Vorteil die Vorlieben und Bedürfnisse des jeweiligen Kunden herauszufiltern, sondern auch Fakten und Daten festzuhalten die man jederzeit wieder aufrufen kann um so immer bestens vorbereitet zu sein.
Durch den Einsatz dieser speziellen Software kann jedes Unternehmen ihre Kundenbeziehungen auf ein Maximum ausbreiten und optimieren.

Das CRM lässt sich in vier Komponenten unterteilen.
Als erstes wäre da das analytische CRM. Es führt Analysen durch um so möglichst das Wichtigste aus den Kundendaten und erhaltenen Informationen herauszufiltern.
Darauf folgt das operative CRM. Dieses Management verwendet die im analytischen CRM analysierten Daten um beispielsweise eine Kundenbewertung oder ähnliches zu erstellen.
Als drittes finden wir das kommunikative CRM vor. Das kommunikative CRM zählt uns alle möglichen Wege der Kommunikation mit dem Kunden auf. Wie zum Beispiel das Telefon, das Web oder die klassische Post, um immer eine Kontaktmöglichkeit bereitzuhaben.
Das vierte und letzte Management stellt das Kollaborativ CRM dar. Diese Art Management soll das CRM-System auf den gesamten Vertrieb ausweiten damit eine Optimierung für den gesamten Betrieb erreicht werden kann. Bei diesem Verfahren spielen Zusammenarbeit und genaue Berechnung des Systems eine große Rolle um keine Fehler entstehen zu lassen.

Als einziges Problem des Customer Relationship Management sehen Fachleute den Datenschutz der Kunden als gefährdet oder missachten an, was jedoch von der Allgemeinheit nicht sonderlich beachtet wird, da dieser Faktor nur ein geringes Risiko birgt.

Im Großen und Ganzen stellt das Customer Relationship Management ein Erleichterungssystem für jegliches Unternehmen dar, welches zukunftsorientiert und zielstrebig jeden seiner Kunden individuell beraten und beliefern will. Nicht nur eine Hilfe bei der Arbeit, sondern auch ein großer Vorteil für die Kundenbetreuung.

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