Überall dort, wo viele Menschen unter einem Dach an einem Rechnersystem arbeiten und überall dort, wo Arbeitsplätze oder Unternehmensteile dezentral geführt werden, sind Datenbanksysteme notwendig. Sie dienen dazu, Dateien zu ordnen, zu systematisieren und den Workflow zu dokumentieren. Lotus Notes ist ein solches dokumentenorientiertes, verteiltes Datenbanksystem. Es kommt seit 1984 verstärkt in Unternehmen zum Einsatz. Weltweit wird es an mehr als 130 Millionen Arbeitsplätzen genutzt.

Was verbirgt sich nun hinter diesem von IBM vertriebenen Programm? Welche Vorteile bieten Lotus-Notes-Anwendungen für Unternehmen. Notes-Datenbanken sorgen für Ordnung und Sicherheit auf dem Rechner. Mit dieser laienhaften Umschreibung wird im Kern der größte Nutzen von Lotus Notes für Unternehmen herausgestellt. Die einzelnen Mitarbeiter arbeiten bei Notes mit einem Client gemeinsam an Datenbanken die auf zentralen Servern abgelegt sind. Die Betonung liegt hier auf dem Wort gemeinsam. Jeder Mitarbeiter kann sehen, welche Veränderungen ein anderer Mitarbeiter an einer Datei oder einem Ordner durchgeführt hat. So werden virtuelle Schnittstellen geschaffen, die insbesondere in der Projektarbeit von Bedeutung sind.

Besonderes Augenmerk hat Lotus Notes dabei auf den Faktor Sicherheit gelegt. Die Zugriffe auf einzelne Datenbanken und Dateien können für jeden Mitarbeiter und jede Anwendung getrennt geregelt und reglementiert werden. Durch die Serverbasierung sind die Notes-Datenbanken besonders auch für dezentral platzierte Vertriebsorganisationen interessant. Jeder Nutzer einer Datenbank repliziert diese mit dem zentralen Server ganz praktisch über einen Internetzugang oder über das Intranet. Durch das Replizieren sorgt Lotus Notes in den Unternehmen dafür, dass alle stets den gleichen Bearbeitungsstand an den Datenbanken vorfinden. Der Repliziervorgang stimmt die Datenbanken ab, in dem er eigene Änderungen an den Server weitergibt und die Änderungen anderer Datenbanknutzer abruft.

Lotus Notes kann jedoch noch vielmehr. In Unternehmen wird es auch als zentrale Kommunikationssoftware eingesetzt. Der E-Mail-Verkehr wird über spezielle Maildatenbanken abgewickelt, ebenso wie das Terminmanagement über spezielle Kalenderfunktionen. Dabei sind die Notes-Templates in ihrer Funktion nicht statisch. Über ein Designer-Programm können die Lotus-Notes Anwendungen auf die speziellen Bedürfnisse der Unternehmen und Mitarbeiter angepasst werden.