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Lotus Notes Teamkalender

Montag, 10. Dezember 2007

Das Mailprogramm “Lotus Notes” wird in vielen Unternehmen verwendet, sowohl für die Kommunikation nach Außen mit Geschäftspartnern, als auch den Mitarbeitern untereinander. Eine Erweiterung bzw. zusätzliche Möglichkeit von Terminverwaltung bietet das Module Schedule der GEDYS IntraWare.

Hier handelt es sich um einen Lotus Notes Teamkalender, welcher eine aktive Terminplanung für einzelne Personen und Gruppen ermöglicht. Besonders interessant ist sicherlich der Gruppenkalender. Hier können Termine verschiedener Personen eingetragen und koordiniert werden, Ressourcen gebucht werden und es kann gleichzeitig auf Verfügbarkeit geprüft werden. Das Module Schedule ersetzt die bisher unter Umständen umständliche Terminplanung von vielen Mitarbeitern per Telefon oder einzelnen E-Mails. Es bietet eine Übersicht der in der Gruppe enthaltenen Personen sowie deren Termine und erlaubt auch die Ansicht vergangener Termine (Historie).

Der Lotus Notes Gruppenkalender Schedule ermöglicht zum Beispiel die Ansicht einer zentralen Terminübersicht. Hier werden alle Termine eines bestimmten Tages oder für einen bestimmten Zeitraum der im Team befindlichen Personen angezeigt.
Falls eine Person aus der Gruppe also einen Termin in den Kalender einträgt ist dieser auch für die anderen Mitglieder sichtbar. Umständliches Nachfragen, wann welche Person welche Termine wahrzunehmen hat entfällt somit. Natürlich können auch “Termine” wie Urlaub eingetragen werden, also die komplette Urlaubsplanung der Gruppe kann über den Teamkalender erfolgen.

Grundsätzlich überträgt sich ein Termin, den der einzelne Mitarbeiter in seinen persönlichen Lotus Terminkalender einträgt automatisch in den Gruppenkalender.
Ist dies nicht gewollt, weil es sich zum Beispiel um einen Privattermin handelt, kann durch Kennzeichnung als “Privat” der Übertrag vom persönlichen in den Gruppenkalender auch verhindert werden. Eine zusätzliche nützliche Funktion ist der Alarm, der den Mitarbeiter vor dem Termin durch einen Hinweis auf dem Bildschirm oder Ton informiert.
Zudem kann es durch eine weitere Warnfunktion auch nicht mehr passieren, dass zwei Termine zur gleichen Zeit eingetragen werden und sich somit überschneiden, da die gebuchte Zeit “reserviert” wird.

Momentan gibt es zudem noch bis zum 31.12.2007 für Unternehmen die Möglichkeit, die ersten 20 Mitarbeiter kostenlos mit dem Module Schedule von Lotus Notes auszustatten.