Die E-Mail hat seit Beginn des digitalen Zeitalters enorm an Bedeutung gewonnen. Aus der heutigen Zeit ist die elektronische Übermittlung von Informationen aller Art nicht mehr wegzudenken. Das gilt für die Kommunikation im privaten Bereich und für die Kommunikation im Unternehmensbereich gleichermaßen.
Der erste Kundenkontakt, die Anbahnung eines Vertrages und die Möglichkeit, den Geschäftspartner auf dem Weg der E-Mail ständig erreichen zu können – viele Prozesse in den Unternehmen werden in dem sogenannten eBusiness über E-Mail abgewickelt.
E-Mail Kontakte sind auch außerhalb der Geschäftszeiten möglich. Deshalb hat die E-Mail auch im Rahmen des Kunden Beziehungs Management immer mehr an Bedeutung gewonnen.
Es wird von Experten prognostiziert, dass die E-Mail als CRM-Kanal in Zukunft bis zu 80 Prozent der Kommunikation mit den Kunden ausmachen kann. In vielen Unternehmen ist es schon heute unvorstellbar, dass es keine E-Mail gibt, nicht in allen werden diese entsprechend zügig bearbeitet. Viele potenzielle Neukunden informieren sich auf diesem Weg im Vorfeld über die Dienstleistungen und die Produkte der Unternehmen und die Bestandskunden stellen E-Mail Anfragen an den Support.
Dabei ist es wichtig, dass in den Unternehmen auf diese E-Mails schnell und vor allem kompetent reagiert wird. Die Kunden schätzen es, wenn sie auf ihre E-Mail Anfragen eine sofortige Reaktion der Unternehmen bekommen.
Dafür wurde mit der Business Mail eine Lösung präsentiert, die sich den neuen Anforderungen und im eBusiness widmet. CRM und E-Mail-Kommunikation verschmelzen miteinander. Bereits beim Öffnen einer E-Mail von einem Bestandskunden werden seine Daten, die dazugehörigen Vorgänge und die Kontakthistorie angezeigt. Der Support Mitarbeiter muss nicht mehr in andere Datenbanken des Unternehmens wechseln.
Ist der Kunde im Unternehmen bisher unbekannt unterstützt Business Mail mittels eines Assistenten die Neuanlage der Kundendaten. Parallel dazu werden die empfangenen und die gesendeten E-Mails in der entsprechenden Kundenakte angelegt. Das Unternehmen verfügt dadurch über eine Kontakthistorie, die von den Mitarbeitern eingesehen werden kann. Damit leistet Business Mail für Lotus Notes einen wichtigen Beitrag zur Realisierung des rundum Blicks auf den Kunden. Alle wichtigen Informationen sind sofort verfügbar und ermöglichen den Mitarbeiter schelle Reaktionszeiten und kompetente Antworten auf Fragen der Kunden.
Die Einbindung der E-Mails in die CRM ist eine Innovation, die den Unternehmen noch bessere Möglichkeiten im Rahmen des Customer Relationship Management erschließt.
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